إن كنت تفكر باتباع دورة تدريبية على إدارة المشاريع PRINCE2 وتحتاج إلى أن تقنع مديرك في العمل بأهميتها.. فأكمل القراءة!
هل تقوم مؤسستك بإدارة بعض المشاريع؟ في الواقع سيكون غريباً إن لم تفعل ذلك، لذلك سأفترض أن الجواب هو نعم. هل جميع هذه المشاريع يتم تسليمها في الوقت المحدد وضمن حدود الميزانية ووفقاً لتوقعات الزبون؟ سأفترض أن الجواب هو لا. وذلك لأن معظم المشاريع حقيقة إما تنجز متأخرة عن موعدها المخطط له، أو أنها كلفت أكثر من الميزانية المخصصة، أو (وهذا الأهم على ما أعتقد) لا تُسلم الأطراف المعنية بالمشروع (stakeholders) ما كانت تتوقع منها.
كم يمكن للمؤسسة التي تعمل بها أن توفر، ليس على الصعيد المالي فقط بل أيضاً بالموارد والوقت، إن كان المشروع قد تمت إدارته بنجاح؟ قد يكون ذلك قليلاً أو كثيراً. وحقيقة الأمر هي أن المزيد من المنظمات تقوم بتنفيذ المشاريع ويلاحظ ذلك بشكل متزايد. على أيه حال، فإن المهارات اللازمة لتوجيه وإدارة مثل هذه المشاريع هي مهارات محددة للغاية، وهي ليست من تلك التي يتم التأهيل لها في المؤسسات التعليمية الاكاديمية سواء في المدرسة أو في الجامعة.
وبالإضافة الى ذلك، فإن مهنة إدارة المشاريع قد لفتت الانتباه وكسبت سمعة عالمية جيدة في السنوات الأخيرة، فالعديد من الاحداث كأولمبياد لندن عام 2012، وبعض البرامج التلفزيونية مثل برنامج الـ BBC "المتدرب" قد ساهمت بالترويج لإدارة المشاريع. ففي هذا الأخير نجد أن الأخطاء المتكررة من قبل المتسابقين قد بينت أمرأ مهماً وهو أن مهارات إدارة المشاريع هي بالتأكيد بحاجة إلى تحسين وتعزيز في كثير من الحالات. وهنا يأتي دور PRINCE2.
10 أسباب ستساعد شركتك إن حضرت دورة تدريبية لـ PRINCE2
1. يمكن لرئيسك أن يركز على العائد على الاستثمار
إن كان مديرك في العمل هو من يرصد الاعتمادات المالية لتمويل المشروع الذي ستعمل عليه، فإنه ربما أهم قرار يجب أن يتخذه هو أن يقرر ما إذا كان هذا المشروع يستحق الاستثمار فيه.
قد يكون هناك عشرات المشاريع الأخرى التي تتنافس على نفس الموارد والاعتمادات المالیة. سيكون مديرك في حاجة إلى فهم ومعرفة الفوائد مقابل التكاليف، والمقايیس الزمنیة والمخاطر. بالتأكيد ستحتاج الى أن تفوق الفوائد المتوقعة من المشروع أي نفقات أو أمور أخرى في المشروع، وذلك ليكون تنفيذه مجدياً.
في الواقع إن فهم ومعرفة هذه الأمور للقيام بعملية اتخاذ القرارات قد بنيت في قلب PRINCE2 وفي الحقيقة إنها واحدة من مبادئها. وبعبارة أخرى هناك تركيز على الفوائد المتوقعة للمشروع مما يساعد على ضمان أنه، أي المشروع، سيعطي أو سيؤدي القيمة مقابل المال.
2. يمكن تطبيق PRINCE2 على أي مشروع
بغض النظر حجم المشروع كبيراً أو صغيراً، وبغض النظر عن نوعه، فإنه يمكنك تطبيق PRINCE2 لإدارته. هذا صحيح يمكن استخدامه على جميع أنواع وأحجام المشاريع المختلفة. وأيضاً فإن المصطلحات المستخدمة في PRINCE2 عامة جداً فليس هناك أي مصطلحات خاصة بمجال معين أو صناعة محددة.
3. سيقوم PRINCE2 بتوفير الوقت لإدارتك
لا أحد يحب حضور الاجتماعات، خاصة تلك التي يتم فيها عرض تقدم العمل التقدم بطريقة رتيبة ونوعاً مملة. مدرائك من الأشخاص الذين هم على الارجح لديهم جدول أعمال مزدحم وهم بطبيعة الحال مشغولين للغاية، وعندما يبدأ المشروع المقبل، سيكون أكبر شيء قد يتخوفون منه هو الاجتماعات الإضافية المطلوبة.
حسناً، هناك خبر سار له وهو أن PRINCE2 توصي بعدم وجود لقاءات منتظمة بين مدير المشروع وراعي المشروع (project sponsor) لأن المعلومات عن تقدم العمل يمكن نقلها وعرضها عن طريق تقارير خاصة. وبالتالي فإن تطبيق PRINCE2 سوف يوفر وقت مدرائك.
4. انها منتشرة ورائجة لسبب ما – لأنها عملية!
إنها إطار عمل لإدارة المشاريع الأكثر رواجاً في العالم! ونجد أن عدد الأفراد الحاصلين على مؤهلات PRINCE2 أكبر من أي شهادة أخرى لإدارة المشروع. وتمارس هذه المنهجية على نطاق واسع، في المملكة المتحدة خاصة، وعلى نحو متزايد عالمياً وفي كل من القطاعين العام والخاص.
العديد من الشركات والمؤسسات الدولية تستخدم PRINCE2 لمساعدتهم على إدارة مشاريعهم. على سبيل المثال لا الحصر منظمة الأمم المتحدة، تيسكو، DHL، شركة رولز رويس ومؤسسة باركليز المالية، شركة BP، سكانديا وصن مايكروسيستمز. هناك سبب وجيه لماذا تستخدمه هذه المؤسسات والشركات، السبب بسيط وهو لأنه أسلوب ناجح وفعال وعملي. ويمكنه بالتأكيد أن يفيد شركتك أيضاً.
5. ستستفيد من تجارب الآخرين
يستند PRINCE2 على أفضل الممارسات الحديثة في إدارة المشاريع. وبعبارة أخرى، تم تطويره من قبل بعض مديري المشاريع من ذوي الخبرة الواسعة، لذلك سوف تستفيد من خبراتهم الكبيرة ضمن هذه المنهجية. ليس هناك حاجة لشركتك أو لمؤسستك أن تخترع طريقة خاصة بها لإدارة المشاريع. إذ يكفي تطبيق PRINCE2 ومن ثم تكييفها لتلائم الاحتياجات الخاصة بالمؤسسة.
6. ستتعلم المفردات المشتركة
عند قيامك بالتدرب على PRINCE2 مع زملاء آخرين من مؤسستك، فستتعلمون المفردات التي يمكنكم استخدامها على جميع مشاريعكم. وهذا يمكن أن يساعد على جعل الاتصالات في مشاريعكم أكثر كفاءة.
7. إمكانية التحسين المستمر
هناك آلية مدمجة في PRINCE2 للتحسين المستمر لممارسات إدارة المشاريع بشركتك أو مؤسستك. إنها أحد أهم ميزات PRINCE2. ومع مرور الوقت، إذا كنت تستخدم PRINCE2 سوف تتعلم كيف تتجنب ارتكاب الأخطاء وسوف يصبح تنفيذ مشاريعك أكثر كفاءة. وهذا بالتأكيد سوف يساعد شركتك على توفير الوقت والمال.
8. يمكنك استخدام PRINCE2 جنباً إلى جنب مع أساليب وطرق أخرى
إذا كنت تعمل في صناعة تكنولوجيا المعلومات، فهناك احتمالات أن تكون قد سمعت بطريقة الأساليب السريعة (Agile). وهي طريقة حديثة نسبياً لتطوير البرمجیات مصممة لمساعدة مطوري البرمجيات من تسليم البرمجيات التي يطورونها بشكل أكثر كفاءة. إذا كانت مؤسستك تستخدم طريقة الأساليب السريعة، فهي أنها ستعمل جنباً إلى جنب مع PRINCE2. وفي الواقع تم تصميم أحدث نسخة من PRINCE2 لتتوافق معها وتملأ العديد من الفجوات الموجودة في طريقة الأساليب السريعة.
9. البنية المحددة بوضوح
إن PRINCE2 واضحة جداً حول أدوار فريق إدارة المشاريع ومسؤولياتها وكيف تكون خاضعة للمساءلة عن هذه المسؤوليات والمهام. هل أعني هنا حزمة من الأدوار المحددة في PRINCE2، وليس فقط دور مدير المشروع؟ نعم هذا صحيح، هناك دور مدير الفريق وكذلك دور مدير المشروع، وهناك دور دعم المشروع وغيرها.
والشيء المهم في PRINCE2 هو أنه يصف على وجه التحديد الدور المسؤول عن اتخاذ القرارات ومتى يجب اتخاذها. وهذا بالطبع يمكن أن يكون ذو فائدة كبيرة لمشاريعك لأنه يساعد الجميع على معرفة من هو المسؤول وعن ماذا.
10. نقاط لاتخاذ القرارات محددة بوضوح
كل مشروع له بداية، ووسط ونهاية.
ألن يكون عظيماً إن كان كل المشاركين فيه يعرفون ما هي القرارات التي ستتخذ ومتى؟ حسنا، إذا حضرت دورة تدريبية على PRINCE2 سيكون هذا أحد الأساسيات التي ستتعلمها. وهذا يعني أنه عندما ستخطط لمشروعك سيمكنك أن تخطط مسبقاً للتواريخ المهمة التي عندها ستحتاج إدارتك (أو مديرك) أن تشارك لاتخاذ القرارات. وبهذا نكون قد بينا الأسباب العشرة لأهمية حضورك دورة PRINCE2 التي ستساعد مؤسستك.
النتيجة
وخلاصة القول، لقد بينا لكم في هذه المقالة كيف يمكن أن تكون PRINCE2 ذات فائدة لمؤسستك، وسيتم هذا بكلفة صغيرة نسبياً لمشاركتك في دورة تدريبية لـ PRINCE2 مقابل الفائدة الكبيرة التي ستجنيها عند البدء بتطبيق هذه المنهجية على مشاريعك.
لذلك لا تتأخر! أسرع واطلب الاجتماع مع مديرك واشرح له كيف يمكن لـ PRINCE2 مساعدة شركتكم للقيام بإدارة مشاريعها بشكل أفضل.
إذا كنت تريد معرفة أي مستوى من دورات PRINCE2 يناسبك أكثر، لا تتردد بالاتصال والتحدث مع احد مستشاري التدريب لدينا على الرقم 00442071485985 أو الرقم 0097142535062
أو التواصل معنا على البريد الالكتروني
