مكتب إدارة المشاريع - PMO

يرمز PMO إلى مكتب إدارة المشاريع. وهو عبارة عن إدارة أو قسم داخل المنظمة يقوم بدعم فريق عمل المشروع (عادةً مدراء المشاريع). قد يتطلب مكتب إدارة المشاريع من المشروع بأن يتوافق مع معايير إدارة المشروع والأطر الحوكمة. وقد يقوم بإدارة المشاريع بنفسه مباشرة.

التوحيد المعياري

على مر السنين تطور دور مكتب إدارة المشاريع وما زال مستمراً. يهدف مكتب إدارة المشاريع الحديث إلى توحيد المعايير لإدارة المشاريع داخل المنظمة. على مر السنين تطور دور مكتب إدارة المشاريع وما زال مستمراً. يهدف مكتب إدارة المشاريع الحديث إلى توحيد المعايير لإدارة المشاريع داخل المنظمة. وهو بمثابة "ذاكرة جماعية أو شاملة" للمنظمة ، وبنك للدروس من المشاريع السابقة ، وتطبيق تلك الدروس لأجل التحسين المستمر لمنهجيات إدارة المشاريع و عملياتها في المنظمة. أصبح مكتب الـ PMO وعلى نحو متزايد يدمج ضمن وضائف إدارة البرنامج و/أو إدارة المحافظ.

تاريخ مكتب إدارة المشاريع PMO

وجدت مكاتب إدارة المشاريع مع نشأة إدارة المشاريع ضمن الصناعات الإنشائية والهندسية. وبدأت في التسعينيات مكاتب إدارة المشاريع تصبح أكثر انتشاراً في أقسام تكنولوجيا المعلومات والتكنولوجيا بشكل عام.

بدايات الـ PMO

كانت مكاتب إدارة المشاريع في الأصل كانت مكاتب داعمة تقدم الدعم لفرق المشاريع (عادة ما تدعم مدراء المشاريع) لأوجه في إدارة المشروع مثل التخطيط وإدارة المخاطر والتحكم بالتغيير وإدارة المواضيع والأمور الإدارية.

المشاريع تركز على الأعمال أكثر

في التسعينيات ، أصبحت إدارة المشاريع أكثر تركيزاً على الأعمال. بعد إطلاق PRINCE2® ، كان يتوقع أن يكون للمشاريع حالة عمل لتبرير الاستثمار ولتقييم الفوائد مقابل التكاليف والمخاطر.

مكاتب الـ PMO تركز على الحوكمة أكثر

في الوقت الراهن غالباً ما يتم توسيع دور مكاتب إدارة المشاريع. ولقد أصبحت ترتكز أكثر على المعايير وتركز على الضمان بشكل مستقل عن مدير المشروع. تم تقديم هيكلية جديدة لرفع التقارير. وفي الوقت الراهن غالباً ما يقوم أفراد مكتب إدارة المشاريع المسؤولون عن المعايير والضمان برفع تقاريرهم إلى عدد أكبر من كبار الموظفين الذين يشاركون في إدارة المشاريع والبرامج والمحافظ.

مكاتب الـ PMO في القرن الواحد والعشرين

في بيئة الأعمال سريعة التغير، من المنطقي أن تقوم المنظمات بتبني أفضل الممارسات. يتمثل أحد التوجهات في اعتماد هياكل تنظيمية دائمة لا تشمل فقط وظائف نموذجية لمكتب إدارة المشاريع، بل تضم أيضاً وظائف أشمل كالتخطيط وإدارة وحوكمة البرامج والمحافظ. من خلال القيام بذلك، أصبحت مكاتب إدارة المشاريع أداة استراتيجية للمنظمات لاتخاذ قرارات استثمار أفضل على المستوى الاستراتيجي.

لا يوجد مقاس واحد يناسب كل تعريف PMO

تعريف دليل PMBOK

على الرغم من أن الإصدار الأخير من "دليل إلى مجموعة المعرفة لإدارة المشاريع" (دليل PMBOK®) - الإصدار السادس [1] قد نُشر في عام 2017 ، إلا أن تعريفه لا يحتوي على الوظائف الحديثة لمكتب إدارة المشاريع. في دليل PMBOK ، يتم تصنيف مكتب الـPMO إلى ثلاثة أنواع من مكاتب إدارة المشاريع:

داعمة 

تمارس هذه PMO مستوى منخفض من التحكم من خلال لعب دور استشاري للمشاريع. وهي توفر القوالب وأفضل الممارسات والتدريب والمعلومات والدروس المستفادة من مشاريع أخرى. ويعد هذا النوع من مكاتب إدارة المشاريع كمستودع للمشاريع.

متحكِّمة

تكون درجة التحكم التي يقدمها هذا النوع من مكاتب إدارة المشاريع معتدلة وذلك من خلال تقديم الدعم وتتطلب من المشاريع الامتثال لما يلي:

• أطر أو منهجيات محددة لإدارة المشاريع
• استخدام قوالب وأشكال وأدوات محددة
• أطر الحوكمة

مُوجِّهة

تمارس مكاتب إدارة المشاريع هذه درجة مرتفعة من التحكم من خلال الإدارة المباشرة للمشاريع. يُعيَّن مدراء المشاريع من خلال مكتب إدارة المشاريع ويقدمون تقاريرهم إليه.

هيكلية  PMO 

لا يشرح تصنيف دليل PMBOK® تماماً كيف يمكن لمكاتب الـ PMO أن تتوضع في مستويات مختلفة داخل المؤسسة.

يمكن أن توجد مكاتب الـ PMO في 4 مستويات كما في الشكل أدناه

1. PMO المؤسسة - EPMO

تُعرف مكاتب الـ EPMO باسم "PMO المؤسسة" وهي تنشئ معايير المؤسسة والعمليات والمنهجيات لتحسين أداء المشاريع ضمن المنظمة. غالباً ماتقوم بتخصيص الموارد للمشاريع. تشترك الـEPMO بخصائص متداخلة مع مكتب إدارة المحافظ. وهذا النوع من مكاتب إدارة المشاريع من الأرجح يكون أن ناجحاً ومفيداً للمنظمة.

2. PMO للقسم

يوفر الدعم لمشاريع والمحافظ متعددة ضمن قسم. وهي عادة ما تدمج البرامج والمحافظ المرتبطة داخل القسم. في هذا المستوى ، يشارك هذا النوع من مكاتب إدارة المشاريع العديد من الخصائص المتداخلة مع مكتب إدارة المحافظ ومكتب إدارة البرامج. لديه تأثير على مستوى المؤسسة ولكن بدرجة أقل من مكتب EPMO.

3. PMO وحدة الأعمال

يقوم "PMO وحدة إدارة الأعمال" يتوفير الدعم لعدة مشاريع في وحدة أعمال. وهي عادةً ما تدمج المشاريع والبرامج المرتبطة ببعضها داخل وحدة الأعمال (مثل وحدة تكنولوجيا المعلومات، المالية). ضمن هذا المستوى، يشارك مكتب إدارة المشاريع العديد من الخصائص المتداخلة مع مكتب إدارة البرامج ومع مكتب إدارة المشروع. تكون مكاتب إدارة المشاريع هذه فعالة فقط داخل وحدة الأعمال ولكنها تفتقر إلى الجوانب الاستراتيجية أو التكتيكية اللازمة للتأثير خارج وحدة الأعمال.

4. PMO للمشروع

يعد هذا النوع "مكتب إدارة المشاريع" كلاسيكي. وهو ينشئ لدعم مشروع معقد واحد. يمكن أن يصنف ضمن أي من التصنيفات الثلاثة المذكورة أعلاه (أي داعمة أو متحكِّمة أو مُوجِّهة). فهي مؤقتة وليس لها تأثير على على المؤسسة أو يمكن أن يكون لها تأثير ضئيل جداً على المدى الطويل

ما هي مسؤوليات مكتب إدارة المشاريع؟ 

إن المسؤولية الأساسية لمكتب إدارة المشاريع هي دعم المشاريع، خاصة مدراء المشاريع. وهو يقوم بهذا عن طريق:

• إدارة الموارد المشتركة عبر المشاريع
• تطوير وإدامة منهجية موحدة لإدارة المشاريع بناءً على أفضل الممارسات
• تطوير وإدامة معايير إدارة المشاريع والسياسات والإجراءات والقوالب
• توفير التدريب والتعليم والتدريب لموظفي المشروع
• توفير الإشراف على وظائف إدارة المشروع
• الرقابة على الامتثال لمعايير إدارة المشاريع وسياساتها وإجراءاتها، وقوالبها عن طريق فحص المشاريع 
• تنسيق الاتصال بين المشاريع.

هذه المجموعة من مسؤوليات الـ PMO لا تعبر بالكامل عن النماذج أو الهياكل الأكثر تعقيدًا لمكاتب الـ PMO الحديثة.

نموذج لمكتب إدارة PMO حديث

مكتب إدارة المشاريع (PMO) الحديث عبارة عن هيكل لدعم اتخاذ القرار والتسليم لتغيير العمل داخل المنظمة. تتطور مكاتب إدارة المشاريع باستمرار حيث تحاول المنظمات ضمان أن يلبي الـ PMO احتياجات المنظمة. لا يكفي أن نرى مكتب إدارة المشاريع ضمن سياق مكتب لإدارة المشاريع الداعم لمشروع معين. من الأفضل بكثير تصور مكتب إدارة المشاريع باعتباره الهيكلية الموضوعة لتنفيذ المشاريع للمنظمة بأكملها. قد يحدث هذا من خلال مكتب إدارة مشاريع PMO دائم أو عن طريق مكاتب متعددة (مكاتب المحافظ أو مكاتب البرامج أو مكاتب المشاريع) والتي قد تكون دائمة أو مؤقتة. ينصب التركيز على توفير الخدمات المركزية والمحلية.

تعمل مكاتب الـ PMO ضمن ثلاث مجالات وظيفية

وفقًا لدليل Portfolio, Programme and Project Offices [2] ، يشرح نموذج P3O® ثلاث مجالات وظيفية لمكتب PMO وهي:

1. التخطيط الاستراتيجي

يتطلب هذا توفير الوظائف والخدمات على مستوى إدارة المحافظ. يتطلب التركيز على قرارات الإدارة لتمكين ما يلي:

• الموائمة مع الاستراتيجية التنظيمية
• تحديد الأولويات لكل المحافظ والبرامج والمشاريع
• تحقيق الفوائد وإدارتها
• رفع التقارير باستخدام آليات تقديم التقارير التنظيمية مثل بطاقة الأداء المتوازن.

2. دعم التسليم

وهذا يتطلب توفير الوظائف والخدمات التي تركز على دعم تقديم التغيير. قد يكون هذا عن طريق توفير مجموعة مركزية من الموارد (الموظفين) وعمليات تخطيط القدرات وإدارة الموارد البشرية لدعمها

3. مركز التميز

يركز هذا على تطوير المعايير والمنهجيات والعمليات والإجراءات والقوالب والتحقق من الامتثال لها في جميع المشاريع التي تقع ضمن محفظة وبرامج المنظمة.

تموضع الـ PMO

ليكون مكتب الـ PMO أكثر فعالية من منظور الأعمال، يجب أن يعمل كوحدة أعمال مستقلة على أعلى مستوى ضمن المنظمة. هذا ما يُعرف باسم PMO للمؤسسة (أو Enterprise PMO - EPMO انظر أعلاه). يتم تعيين مدير تنفيذي لمكتب الـ EPMO يتمتع بالسلطة والاستقلالية لإنشاء ومراقبة والتحكم بتخصيص الموارد اللازمة لاستخدام أفضل ممارسات إدارة المحافظ والبرامج والمشاريع (PPM) بنجاح على مستوى المنظمة. لهذا السبب كلما كان المستوى التنظيمي لمكتب إدارة المشاريع (PMO) منخفضاً داخل المنظمة كان أثره المفيد على مستوى المؤسسة منخفظاً أيضاً.

الحفاظ على PMO 

مثل أي وحدة أعمال أخرى ، يجب على مكتب إدارة المشاريع أن يثبت فائدته وقيمته للمؤسسة. هناك العديد من الأشياء التي يمكن لمكتب الـ PMO أن يثبت قيمته:

• تحديد وترتيب المشاريع حسب الأولوية والبدء فقط بالمشاريع التي تدعم المبادرات الاستراتيجية وأهداف العمل.
• تخصيص ورصد موارد المنظمة والتأكد من أن هذه الموارد يتم استخدامها بفعالية لتحقيق الأهداف الاستراتيجية.
• تحديد المخاطر وتنفيذ استراتيجيات رقابية للمخاطر ذات القيمة العالية.
• تحديد وإغلاق المشاريع التي تكون بلا عائد
• تحديد التغييرات في الاستراتيجية وتحليل الأثر على المشاريع ثم إعادة ترتيب المشاريع حسب الأولوية وإغلاق بعضها إذا لزم الأمر
• تطوير وقياس مؤشرات الأداء الرئيسية لكل محفظة وبرنامج ومشروع رئيسي
• الإبلاغ عن أي مؤشر من مؤشرات الأداء الرئيسية واتخاذ إجراءات بشأنه حسب الضرورة
• التواصل بشكل روتيني حول القيمة الكمية (بناءاً على بیانات رقمیة) وفوائد مكتب إدارة المشاريع بالنسبة إلى المنظمة.

درجة نضج للـ PMO

يتطور الـ PMO مع مرور الو قت وفي أي مرحلة من مراحل تطوره. ويمكن تقييم المنظمة التي أنشأت هذا المكتب حسب مقياس للنضج من 5 نقاط أو درجات. يمكن القيام بذلك باستخدام نماذج مثل نموذج P3M3®.

إن استخدام نموذج النضج هذا مفيد لمساعدة المنظمة على فهم "ما هي عليه حالياً" مقابل "حيث تأمل أن تكون" في المستقبل. يعرض الرسم التوضيحي ملخصاً موجزاً لمستويات النضج التي قد تمر بها المنظمة. للحصول على فهم أكثر تفصيلاً للكيفية التي يمكن بها لنماذج النضج أن تساعد المنظمة في إنشاء PMO جديد أو تحسين PMO موجود أصلاً، انظر P3M3 [3] عندما يتم إعداده في البداية ، تم تصميم مكتب إدارة المشاريع لتحقيق هدف محدد. قد يكون هذا لتوفير مكتب مشروع لدعم مشروع واحد. مع مرور الوقت ، يتطور مكتب إدارة المشاريع (PMO) عادةً حيث تقوم المنظمة بالقيام بالمزيد من المشاريع، أو تبدأ في إدارة مشاريعها من خلال أطر عمل لإدارة البرامج أو لإدارة المحافظ.

هناك عدد قليل جدًا من المؤسسات التي تمكنت من الوصول إلى المستوى الخامس في نموذج نضج P3M3. في الواقع ، فإن معظم المنظمات لا تزال في المستوى 1. النضج المستوى 5 لا يزال هو الطموح، أي رؤية للعمل من أجلها ، وليس هدفاً واقعيًا قصير المدى. ومع ذلك ، إذا وصلت مؤسستك إلى المستوى 5 ، فسوف توفر مركزاً للتميز يدير التحسين المستمر للـ PMO والتعاون عبر مجالات العمل الوظيفية للتمكين من تحقيق الأهداف الاستراتيجية.

الأسئلة الشائعة عن الـ PMO

ما هي أهداف مكتب إدارة المشاريع؟

يتم إنشاء مكاتب PMO لأسباب مختلفة. فبعضها يتم إعداده كقسم مؤقت لدعم مشروع واحد. وبعضها الآخر يكون دائماً وهو أنشئ لدعم أو ضبط أو توجيه مشاريع متعددة. يمكن دمجها كلها في وظائف إدارة البرامج وإدارة المحافظ.

ما هي فوائد مكتب إدارة المشاريع؟

هناك العديد من الفوائد من وجود مكتب إدارة المشاريع. من هذه الفوائد:

• ضمان اتباع منهج موحد لإدارة المشاريع وذلك للتمكين من تسليم المشاريع في الوقت المحدد وضمن حدود الميزانية وحسب النطاق
• ضمان توافق وموائمة المشاريع مع استراتيجية المنظمة
• ضمان عائد على الاستثمار لكل مشروع ضمن الحافظة
• ترتيب الاستثمار بالمشاريع حسب الأولوية لضمان تسليم المشاريع التي يتوقع لها قيمة أكبر أولاً
• تحسين البصيرة الإدارية في توقع التكلفة والفوائد الحقيقية لكل مشروع
• القدرة على الاستمرار بتحسين أداء إدارة المشروع وقدراتها مع مرور الوقت.

لماذا نحتاج لمكتب PMO؟

يضيف مكتب إدارة المشاريع قيمة إلى المنظمة بعدة طرق وذلك من خلال:

• مساعدتها على فهم "الصورة الكبيرة" لمحفظة تغيير أعمالها
• توفير إطار عمل لصنع القرار حتى يتم إطلاق المشروعات والبرامج المناسبة فقط.
• توفير عمليات موحدة لضمان التوافق في تنفيذ المشاريع.
• توفير إشراف مستقل لإنجاز الأمور "بشكل صحيح من المرة الأولى".
• توفير الضمان وتدريب وتوجيه الموظفين للتمكين من تنفيذ المشاريع والبرامج بشكل جيد
• توفير المعلومات لتمكين قرارات مدروسة من قبل الإدارة العليا
• الحد من مخاطر فشل المشروع
• تحسين المساءلة التنظيمية وصنع القرار والشفافية
• تحسين إدارة المخاطر والمواضيع في المشاريع
• ترتيب استثمار الموارد حسب الأولوية في المشاريع
• تعزيز قدرة المنظمة على التنفيذ والتسليم
• إحداث التغيير بشكل أكثر فعالية
• ضمان ثقة الأطراف المعنية وسمعة المؤسسة

المراجع

[1] Project Management Institute (2017). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition. Newtown Square, PA: Project Management Institute. pp48-49.

[2] AXELOS (2013). Portfolio, Programme and Project Offices. Norwich: TSO. pp41-42.

[3] AXELOS (2013). Portfolio, Programme and Project Offices. Norwich: TSO. pp165-178.

PRINCE2®, P3O® and P3M3® are registered trademarks of AXELOS Limited, used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved.