الهيكل التنظيمي لمكتب إدارة المشاريع PMO

الهيكلية التنظيمية لمكتب PMO

pmo structure arabic 1031x580

هناك العديد من الطرق التي يمكن من خلالها هيكلة مكتب إدارة المشاريع (PMO). كما هو موضح في مقالة مكتب إدارة المشاريع (PMO) ، هناك أربعة مستويات يمكن أن يعمل بها مكتب إدارة المشاريع:

  • مستوى المؤسسة - EPMO (إدارة المحافظ)
  • مستوى الإدارة (إدارة المحافظ وإدارة البرامج)
  • مستوى وحدة الأعمال أو القسم (إدارة البرامج وإدارة المشاريع)
  • مستوى المشروع (إدارة المشروع).

ضمن كل من هذه المستويات ، قد يكون مكتب الـ PMO الذي تم إنشاؤه دائماً أو مؤقتاً أو مزيجاً من الاثنين. النقطة الرئيسية حول مكاتب الـ PMO هي أنه لا يوجد قياس واحد يناسب الجميع ويمكن اعتماده لجميع المنظمات والمؤسسات. كل منظمة لها هيكلها التنظيمي الخاص وثقافتها التنظيمية وأهدافها التجارية ومواردها وسياساتها وظروفها الفريدة. عند تصميم هيكل PMO المناسب ، من المهم مراعاة كل هذه العوامل.

مثال على نموذج P3O

تقترح مكاتب المحفظة والبرنامج والمشروع [1] مثالاً لنموذج P3O موضح في المخطط أدناه.

p3o model example arabic 737x415

مثال مكتب برنامج أولمبياد لندن 2012

كان مكتب برنامج أولمبياد لندن 2012 مثالاً [2] على التنفيذ الناجح لمكتب إدارة البرامج والمشاريع. قدم هذا المكتب الضمانات للجهات الحكومية رفيعة المستوى. كما وفر الدور الإشرافي لأهداف البرنامج الأربعة الرئيسة. كان دوره الرئيسي هو العمل بمثابة "عين الناقد" من خلال توفير التدقيق والمراجعة ورفع التقارير عن الأداء، ورصد وقياس التقدم المحرز حسب خطط تنفيذ البرنامج، والتخطيط الاستباقي للمخاطر والمواضيع والتغيرات ضمن البرنامج.

واستُخدمت معايير مشتركة لرفع التقارير عن الأداء إلى لوحات المعلومات (لوحة قیاس) الحكومية والإدارية لهيئات الحوكمة. وكان مدير مكتب الـ PMO مسؤولاً أمام كبير المالكين المسؤول (SRO) وتم تفويضه للإعتراض على ما يراه غير مناسب على أعلى المستويات. وكان المكتب مهتماً بشكل أساسي بوضع إطار العمل الصحيح، بدلاً من فرض معايير صارمة. تم تأمين وظائف السكرتارية والأعمال الإدارية والمالية والاتصالات الاستراتيجية من خلال فرق اخرى مستقلة ولكن مرتبطة. سمح هذا لمكتب الـ PMO بتوفير "عين ناقدة" دون الحاجة إلى القلق بشأن الوظائف التشغيلية اليومية.

pmo model example 737x415

أدوار ومسؤوليات الـ PMO 

فيما يلي أدوار ومسؤوليات الـ PMO على مستوى المشروع.

pmo roles responsibilities arabic 737x415

رئيس الـ PMO

الغرض من هذا المنصب هو إدارة مكتب الـ PMO. الدور يتطلب مهارات قيادية وإدارية قوية، ومعرفة قوية بإدارة المحافظ والبرامج والمشاريع (PPM).

المسؤوليات 

  • وضع وتنفيذ كراسة الشروط والمواصفات للمشاريع
  • العمل جنباً إلى جنب مع الآخرين لتحديد وتنفيذ إطارعمل حوكمة المشاريع
  • العمل مع أصحاب العمل ومدراء المشاريع ومدراء فرق العمل، ووضع استراتيجيات للتخطيط الفعال للمشروع وللمتابعة والتسليم.
  • دعم مدير المشروع عند إغلاق المشاريع
  • ضمان عدم وجود تداخل مع المشاريع الأخرى التي تشكل جزءاً من نفس البرنامج 
  • تحديد الإعتمادية بين المشاريع
  • توفير فحص مستمر للمشاريع من أنها تعمل بشكل صحيح من خلال تأكيد ضمان ما إذا كانت ستستمر في تحقيق أهدافها 
  • التبليغ عن التقدم المحرز إلى مدير المشروع ومجلس إدارة المشروع باستخدام لوحات القياس (لوحات المعلومات)
  • إبلاغ المشاريع عندما تتغير الاستراتيجية
  • يكون مسؤولاً عن التحسين المستمر للـ PMO.
  • إدارة موظفي مكتب الـ PMO.

أخصائي المشروع 

الغرض من هذا المنصب هو توفير الدعم العملي المتخصص لمدراء المشاريع. يوفر هذا الدور الاستشارات إلى مجلس إدارة المشروع أو مدير المشروع في صورة نصائح وتوجيهات أو أن يقوم بتنظيم ورش عمل. قد تتضمن ورش العمل تقديم المشورة بشأن التحضير للمشروع وتحليل المخاطر وتحديد النطاق والتخطيط وأساليب التكييف. في بداية المشروع ، يعمل هذا الدور مع مدير المشروع لتحديد المستوى المناسب لحوكمة المشروع وهيكيلته.

المسؤوليات

  • توفير مركز خبرة وتطوير معايير وإجراءات متسقة وقوالب وتوجيهات التكييف. ويجب أن تغطي:
    • بدء المشروع 
    • تحليل المخاطر
    • تحليل المواضيع والتحكم بالتغيير 
    • إدارة التهيئة 
    • تقنيات التخطيط
    • الأساليب والأدوات 
    • ضمان الجودة
    • الهياكل التنظيمية للمشروع.
  • التلخيص لمجلس إدارة المشروع وأعضاء ضمان المشروع بشأن أدوارهم ومسؤولياتهم
  • توفير خدمة سريعة لدعم المشاريع 
  • تصميم ودعم رفع التقارير للمشروع المشروع
  • بناء وإدامة سجل للدورات التدريبية المعتمدة.
  • بناء وإدامة مستودع لوثائق المشروع.

مسؤول المشروع / المنسق / الإداري

الغرض من هذا المنصب هو تحسين عملية التخطيط والتسليم من خلال جمع البيانات وإدامتها بشكل ثابت ومتناسق.

المسؤوليات

  • تنفيذ الإرشادات والإجراءات والقوالب لجمع وإدامة بيانات متجانسة ومتسقة
  • تسهيل إنشاء وتحديث خطط المشروع 
  • تنفيذ رفع تقارير منتظمة ورصد التقدم المحرز للمشروع 
  • مساعدة مدير المشروع في ترتيب تقارير الأحداث الرئيسية
  • إنشاء وصيانة نظام إدارة المعلومات.
  • وضع قوالب وعمليات المخاطر والمواضيع والتحكم بالتغيير، ومساعدة فريق المشروع في التسليم.
  • إدارة أو تسهيل عملية مراجعة الجودة 
  • توفير خدمات التنسيق للمشروع.

الأدوار الوظيفية

بالإضافة إلى الأدوار أعلاه، هناك العديد من الأدوار الوظيفية التي قد يؤديها إما أخصائي المشروع أو مسؤول المشروع. والأدوار هي:

  • الفوائد والقيمة - لضمان وجود نهج ثابت لإدارة الفوائد والقيمة في المشاريع 
  • تجاري - لضمان قيام المؤسسة بدور "العميل المطلع" عندما يتعلق الأمر بعقود المشتريات والعقود التجارية 
  • الاتصالات ومشاركة الأطراف المعنية - لضمان الإدارة الفعالة الأطراف المعنية
  • إدارة المعلومات - أن يكون الوصي على جميع النسخ الأصلية لمعلومات المشروع 
  • الاستشارات وإدارة الأداء - تقديم الاستشارات الداخلية والخبرة في عمليات إدارة المشاريع 
  • المالية - إنشاء رقابة مالية احترافية ضمن المشاريع 
  • المواضيع - ضمان وجود عمليات تحكم بالمواضيع فعالة في المشاريع 
  • التحكم بالتغيير - ضمان وجود عمليات فعالة للتحكم بالتغيير في المشاريع
  • التخطيط والتقدير - تسهيل تطوير وإدامة خطط المشروع والإعتمادية 
  • ضمان الجودة - التأكد من أن منتجات المشاريع قادرة على تحقيق الفوائد المتوقعة
  • إدارة الموارد - التأكد من أن المشاريع الحالية والمستقبلية لديها الموارد البشرية المناسبة بالمهارات المناسبة في الوقت المناسب وضمان استخدام تلك الموارد بكفاءة 
  • المخاطر - التأكد من أن لدى المشاريع عمليات فعالة لإدارة المخاطر 
  • إعداد التقارير - جمع البيانات وإنشاء التقارير للأطراف المعنية المختلفين.
  • السِكِرْتَارْيَة / الأعمال الإدارية - تقديم الدعم الإداري للمشروع 
  • خبراء الأدوات - توفير الخبرة في الأدوات البرمجية التي يمكن أن تدعم بيئة التغيير.

المراجع

[1] AXELOS (2013). Portfolio, Programme and Project Offices. Norwich: TSO. p8.
[2] AXELOS (2013). Portfolio, Programme and Project Offices. Norwich: TSO. pp149-150.

P3O® is a registered trademark of AXELOS Limited, used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved.

نأمل إن وجدت هذه المقالة مفيدة فلا تتردد في ارسالها لأصدقائك وللمهتمين. وإذا كنت تريد معرفة أي مستوى من الدورات يناسبك أو يناسب مؤسستك أكثر، لا تتردد بالاتصال والتحدث مع أحد مستشاري التدريب لدينا على الرقم 00442071485985 أو التواصل معنا على البريد الالكتروني

مكتب إدارة المشاريع - PMO
إدارة محفظة المشاريع

Related Posts