إدارة محفظة المشاريع

إدارة حقيبة المشاريع - نظرة عامة 

project portfolio management arabic 1031x580

تتجه المؤسسات بشكل متزايد إلى إدارة حقيبة المشاريع (أو محفظة المشاريع) لتمكينها من تحقيق عوائد على الاستثمارات أفضل من المشروع. تساعد إدارة المحافظ الاستثمارية في ضمان أن حقائب المشاريع والبرامج ضمن المنظمة تساعدها على تحقيق أهدافها الإستراتيجية.

ما هي الحقيبة؟ 

عندما نقول الحقيبة (محفظة) فإننا نعني جميع الاستثمارات التي تقوم بها المنظمة من خلال مبادرات التغيير كالبرامج والمشاريع اللازمة لتحقيق أهدافها الاستراتيجية.

تنفيذ المزيد بجهد أقل 

لا توجد منظمة لديها تمويل مالي أو موارد غير محدودة. وبشكل متزايد ، من المنتظر من المدراء والفرق فعل المزيد بجهد أقل. عند تطوير حقيبة، يجب اتخاذ القرارات بشأن الاستخدام الأمثل للموارد القليلة. يجب أيضاً التفكير فيما إذا كانت هذه الموارد يجب أن يتم توزيعها على المستوى التشغيلي أو على المستوى الاستراتيجي لتمكين التغييرات.

إنهاء المشاريع أو البرامج 

عند النظر في الاستخدام الأمثل للموارد ، قد يتم اتخاذ القرارات في بعض الأحيان والتي تؤدي إلى الإغلاق المبكر للمشروع (أو المشاريع) و / أو البرنامج (أو البرامج) إذا لم يتم مواءمتها مع استراتيجية الشركة.

ما هي إدارة المحافظ؟

إدارة المحافظ هي تنفيذ إستراتيجية المنظمة. وهي تحقق ذلك من خلال ضمان:

  • أن يتم الاتفاق على التغييرات على المستوى التشغيلي على المستوى المناسب والاسهام في هدف استراتيجي واحد على الأقل
  • أن تكون القرارات الإستراتيجية مبينة توازن ملائم بين الفوائد الإستراتيجية من ناحية والتكاليف والمخاطر والتأثيرات على العمل كالمعتاد من ناحية أخرى
  • تحديد أولويات الموارد ومبادرات التغيير لضمان إسهامها في تحقيق الأهداف الاستراتيجية
  • يتم مراجعة جميع مبادرات التغيير مِراراً للتأكد من أنها لازالت موائمة للاستراتيجية.

موائمة التسليم 

يجب أن تتأكد إدارة المحافظ الاستثمارية من أن تنفيذ المشاريع والبرامج متوافق مع بعض الجوانب الرئيسية للمنظمة وهي:

  • أهدافها الاستراتيجية
  • متطلبات العمل
  • مقدرة المنظمة (capability)
  • قدرتها (capacity) على التغيير
  • درجة نضج إدارة المحفظة والبرامج والمشاريع (PPM).

وتتطلب إدارة المحفظة معلومات مركزية وحديثة عن استثمارات المنظمة حتى يمكن اتخاذ قرارات فعالة. ويتطلب هذا أن يتم جمع البيانات بانتظام وتحديثها ورفع التقارير عنها في الوقت المناسب.

النظر إلى الصورة الأشمل 

عند اتخاذ قرارات الاستثمار ، يجب على المنظمة الأخذ بعين الاعتبار التأثير على العمل كالمعتاد - أي أنشطتها التشغيلية اليومية. من خلال فهم احتياجات العمل كالمعتاد ودورات حياته والأحداث الرئيسية ، يمكن للمؤسسة اتخاذ قرارات استثمارية تقلل من التأثير على العمل كالمعتاد.

لذلك يعتبر الانتباه الى العمل كالمعتاد وأخذه بعين الاعتبار جزءاً حيوياً من فهم كيف تتناسب حافظة البرامج والمشاريع في المنظمة مع الصورة الأكبر.

تغيير مقابل إدارة الأعمال 

العمل كالمعتاد هو إدارة العمل ، في حين أن إدارة محفظة المشروع تدور حول تغيير العمل. هذه التغييرات هي تغييرات على البيئة التشغيلية. لذلك يجب على إدارة محفظة المشروع تقديم ما تحتاجه عملیات تشغیل العمل من حيث الاستراتيجية والتخطيط وتحديد النطاق. يجب أن تحدث التغييرات بأقل قدر ممكن من الاضطراب في العمل كالمعتاد.

تشكيل المحفظة 

هناك العديد من الطرق التي يمكن للمنظمة من خلالها تشكيل وهيكلة محفظة مشاريعها. يمكن القيام بهيكلة المحفظة على مستوى:

  • وحدة عمل
  • إدارة
  • قسم
  • على امتداد الجغرافيا 

العلاقة مع إدارة البرامج والمشاريع 

نظراً لأن إدارة محفظة المشروع تهتم بكامل الاستثمارات المتغيرة داخل المؤسسة ، فهناك علاقة حتمية مع كل من إدارة البرنامج وإدارة المشروع. المشروع عبارة عن تنظيم مؤقت تم إعداده لتقديم تغييرات على العمل كالمعتاد. قد يكون المشروع في بعض الأحيان جزءاً من برنامج. أما البرنامج فهو عبارة عن مجموعة من المشاريع المرتبطة ببعضها والتي تسهم في تحقيق فوائد للمنظمة.

يجب مراعاة جميع مبادرات التغيير (البرامج والمشروعات) عند تحديد الأولويات عند تخصيص الاستثمار والموارد. وبعض هذه المبادرات سيتم اعتبارها على أنها لا تساهم بشكل كاف بتحقيق الأهداف الاستراتيجية وبالتالي قد يتم إيقافها بحيث يمكن إعادة توزيع الموارد التي كانت مخصصة لها لمشاريع أو برامج أكثر أهمية من الناحية الاستراتيجية.

مكتب المحافظ والبرامج والمشاريع 

أصبح شائعاً في السنوات الأخيرة في المؤسسات الأكبر إنشاء مكاتب مخصصة للمحفظة والبرامج والمشاريع (PPM) لدعم إدارة هذه الاستثمارات. يُعرف أحد أطر عمل الـ PPM الشائعة باسم P3O، وهي التي تملكها AXELOS ، مالك مجموعة أفضل الممارسات الإدارية مثل PRINCE2® و MSP® و ITIL®.

PRINCE2®, P3O®, MSP® and ITIL® are registered trademarks of AXELOS Limited, used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved.

نأمل إن وجدت هذه المقالة مفيدة فلا تتردد في ارسالها لأصدقائك وللمهتمين. وإذا كنت تريد معرفة أي مستوى من الدورات يناسبك أو يناسب مؤسستك أكثر، لا تتردد بالاتصال والتحدث مع أحد مستشاري التدريب لدينا على الرقم 00442071485985 أو التواصل معنا على البريد الالكتروني

الهيكل التنظيمي لمكتب إدارة المشاريع PMO
أدوات إدارة محفظة المشاريع | أدوات PPM

Related Posts