أدوات إدارة محفظة المشاريع - نظرة عامة 

هناك العديد من أدوات إدارة المحافظ والبرامج والمشاريع متوفرة في الوقت الحالي. تُمَكنُ هذه الأدوات المستخدم من التعامل مع البيانات وتُستَخدم لتقديم المعلومات والإبلاغ عنها لدعم اتخاذ القرارات المدروسة. الأسلوب (technique) هو إجراء لإنجاز مهمة محددة وغالباً ما تستخدم الأدوات اللازمة لمعالجة البيانات.

اختيار أدوات وأساليب إدارة المحافظ والبرامج والمشاريع (PPM)

عند اختيار أدوات وأساليب PPM من الأفضل دائماً مراعاة نضج المنظمة من ناحية إدارة المحافظ والبرامج والمشاريع. يمكن للأدوات أن تكون مكلفة. الأدوات الجاهزة التي يمكنها أن تقدم كل شيء يمكن أن تكون مغرية ولكن يمكن أن تكون مضيعة للمال إذا لم يتم استخدام كل إمكانيتها. قد يكون بالنسبة للبعض أن أداة أرخص وأبسط أكثر فاعلية من أداة معقدة وأكثر تكلفة.

وهكذا فإن العديد من أدوات الـ PPM مبنية على أفضل الممارسات، وما لم تكن لدى المنظمة متطلبات محددة للغاية تتطلب حلاً مخصصاً حسب الطلب، فستكون معظم الأدوات مناسبة للعديد من المؤسسات.

الأنواع المختلفة لأدوات PPM

يمكن نشر وتركيب الأدوات في مكتب واحد أو توزيعها عبر المؤسسة. يمكن استخدام الأدوات بشكل فردي أو تشاركي أو بطريقة متكاملة.

فردية (Individual)

هنا يقوم شخص واحد (غالباً مدير المشروع) باستخدم أداة مثل برمجيات التخطيط أو جداول البيانات خلال إدارته مبادرة تغيير واحدة (برنامج أو مشروع). قد يكون هناك العديد من مثيلات تلك الأداة مثبتة ومستخدمة من قبل أفراد مختلفين لكن كل شخص منهم يقوم باستخدمها في مبادرة تغيير واحدة، أي شخص واحد فقط يستخدم تلك الأداة ضمن مبادرة تغيير.

تشاركية (Collaborative)

من خلال هذه الأداة يمكن لعدة أشخاص الوصول لمجموعة من البيانات. قد يكون هناك العديد من مثيلات تلك الأداة تستخدم في المنظمة. ستحوي كل مبادرة تغيير عدة مستخدمين يتعاونون من خلال الأداة لإدارة تلك المبادرة. قد تثبت الأداة على أجهزة المستخدمين وقد تكون قائمة على الويب (Web-based)

متكاملة (Integrated)

من خلال هذه الأداة يمكن لعدة أشخاص الوصول لمجموعة من البيانات تشمل عدة مبادرات تغيير. عادة ما يكون هناك أداة واحدة قادرة على ربط البيانات من مبادرات تغيير متعددة. تعد برمجيات Enterprise PPM مثالاً على أداة متكاملة.

فوائد أدوات PPM

إذا تم إدراج أداة PPM ضمن المنظمة فسيكون هناك العديد من الفوائد:

• زيادة كفاءة ومقدرات عمليات الـ PPM 
• تحسين الامتثال لعمليات العمل
• ستتوفر البيانات في الوقت المناسب لدعم عملية صنع القرار
• تحسين جودة المعلومات من أجل صنع القرار
• تحسين عملية صنع القرار
• تحسين الإدارة للمواقع الجغرافية المختلفة
• تحسين كفاءة الموظفين
• ترشيد النظم القديمة

لذلك إذا كانت منظمتك تفكر في تنفيذ مجموعة أدوات PPM لدعم خطط إدارة محفظة المشاريع أو مكتب إدارة المشاريع (PMO) يمكن اعتبار هذه القائمة من الفوائد جزءاً من حالة عمل لتبرير تمويل هكذا أداة.

أدوات PPM

غالبًا ما يتم اختيار الأدوات اللازمة لدعم إدارة المحفظة والبرامج والمشاريع من قبل الأشخاص المسؤولين عن إدارة مكتب إدارة المشروع (PMO) أو PMO للمؤسسة (EPMO) إذا كان المكتب موجوداً في أعلى مستوى داخل المنظمة.

قد تكون الأدوات المرخص باستخدامها من قِبل PMO بسيطة مثل البرمجات الإنتاجية لأجھزة الحواسیب كجداول البيانات أو برامج العروض التقديمية، ويمكن أن تكون أدوات متطورة للغاية.

وهذه بعض من الأدوات التشاركية والمتكاملة المتاحة.

برامج الرسم والتخطيط الاستراتيجي

تتيح هذه الأداة للمستخدمين إمكانية تعيين البرامج والمشاريع حسب مخرجاتها ونواتجها وفوائدها وربطها مع استراتيجيتها برسم خريطة لهم، ومثاله برنامج MS Visio

أدوات PPM للمؤسسة (EPM)

تم تصميمها خصيصًا لاستخدامها داخل بيئات المحافظ والبرامج والمشاريع (PPM) الخاصة بالمؤسسات. يمكنهم تدوين الخطط والموارد والمخاطر والمواضيع ووثائق المشروع ، بما في ذلك التحكم في الإصدارات. فمثلاً لدى تحديث سجل المخاطر الخاص بمشروع سينعكس على سجل المخاطر للبرنامج وللمحفظة وسيظهر ذلك للإدارة العليا في لوحة القیاس (Dashboard) ومثال عليها هو SAP

أدوات هيكلية المؤسسة

تقوم هذه الأدوات بنمذجة هيكل المؤسسة التنظيمي والعمليات والأنظمة التكنولوجيا المستخدمة، ويمكنها تخطيط المشاريع من الوضع الحالي إلى الوضع المستقبلي المرجوة (التغيير).

أدوات إدارة المعرفة

تتيح هذه الأدوات مشاركة المعلومات والتعلم منها. بعض الأمثلة هي مواقع الويكي (Wikis) والأسئلة الشائعة وشبكات الإنترانت

أدوات إدارة الأداء

تعمل هذه الأدوات على مواءمة الأداء المتوقع من المشروع أو البرنامج مع الأهداف الاستراتيجية وتتبع الأداء الفعلي، مثل بطاقات الأداء المتوازن

أدوات إدارة المخاطر

تمكن هذه الأدوات من اتباع أُسْلُوب منظم ممنهج ومتكامل لتحديد وإدارة المخاطر والمواضيع

أدوات إدارة المتطلبات

وهي تمكن من تحديد نطاق المشروع عن طريق تدوين وتحليل وتتبع وتحديد الأولويات لمتطلبات المشروع التفصيلية، مثل برنامج جيرا (Jira)

أساليب PPM

يمكن أن تكون الأساليب المطبقة داخل بيئة PPM معقدة للغاية. عند اختيار الأدوات والأساليب المناسبة لاستخدامها، يجب الأخذ بعين الاعتبار نضج المنظمة.

تحديد الأولويات والاستخدام الأمثل ضمن المحفظة

يُمَكِّن هذا الأسلوب من تصنيف البرامج والمشاريع وترتيبها وفقاً لمعيار واحد أو أكثر. المعايير الأكثر شيوعاً هي المعيار المالي والموائمة الاستراتيجية والمخاطر ودرجة التعقيد. 

يُمَكِّن هذه الأسلوب المنظمة من اتخاذ القرارات الفعالة لتوجيه الموارد إلى مبادرات التغيير التي متوائمة بشكل أكبر مع استراتيجية المنظمة.

لوحات القياس الإدارية

يسلط هذا الأسلوب الضوء على الاستثناء وعلى التقارير التي تمكن الإدارة العليا من أن تقرر وبسرعة ما إذا كانت مبادرة تغيير معينة على المسار الصحيح من حيث تقدم العمل والمخرجات. يمكن أن تكون لوحة القياس (Dashboard) كجزء من تقرير حالة المحفظة أو البرنامج، أو يمكن تكون متوفرة بشكل إلكتروني مع ميزة القدرة على البحث في البيانات باستخدام أداة برمجية للـ PPM.

تم تصميم هذه التقنية لتزويد صناع القرار وبسرعة بالمعلومات الواضحة اللازمة لاتخاذ القرارات الفعالة في الوقت المناسب دون الدخول في التفاصيل.

PRINCE2®, P3O®, MSP® and ITIL® are registered trademarks of AXELOS Limited, used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved.

نأمل إن وجدت هذه المقالة مفيدة فلا تتردد في ارسالها لأصدقائك وللمهتمين. وإذا كنت تريد معرفة أي مستوى من الدورات يناسبك أو يناسب مؤسستك أكثر، لا تتردد بالاتصال والتحدث مع أحد مستشاري التدريب لدينا على الرقم 00442071485985 أو التواصل معنا على البريد الالكتروني