المبادئ السبعة لـ PRINCE2

مرحبا بكم في هذا الجزء الثاني من سلسة "ما هو PRINCE2؟". هدف هذه السلسلة المبسطة تقديم فكرة واضحة عن إدارة المشاريع PRINCE2. وهي تتألف من أربعة أجزاء.

الجزء الثاني - مبادئ PRINCE2:

في هذا الفيديو الثاني، سأشرح المبادئ السبعة لـ PRINCE2. إن كنت قادراً على إظهار أنك تطبق هذه المبادئ على المشروع، فإنك اذاً تدير مشروعك وفقاً لـ PRINCE2.

النص

مرحبا بكم في ثاني فيديو من سلسة "ما هو PRINCE2؟". تم تصميم هذه السلسلة لإعطائكم فكرة واضحة عن إدارة المشاريع PRINCE2. تم في الجزء الأول عرض وتقديم PRINCE2 كإطار عمل رائد في مجال إدارة المشاريع. وفي هذا الفيديو سوف نستعرض المبادئ السبعة لـ PRINCE2.

مبادئ PRINCE2 شاملة وعامة، وبهذا يمكن تطبيقها بغضِ النظرِ عن اللغةِ أو الثقافة. وهي ذاتية التحقق من صحتها. وقد أثبتت على مدى سنوات عديدة بكونها أكثر طريقة فعالة لإدارة المشاريع. وهي تمنح التمكين (Empowering) أيضاً لأنها تعطي الممارسين لها القدرة على التأثير على نتائج المشروع. مما يعني أنه إذا كنت تطبقها فسيكون لديك فرصة أفضل للنجاح بمشروعك. بإظهارك أنك تطبق هذه المبادئ السبعة على مشروعك، فأنت بالتأكيد تدير هذا المشروع حسب PRINCE2. لذلك دعونا نلخص بإيجاز ما الذي يعنيه كل واحد من هذه المبادئ في PRINCE2.

المبدأ الأول هو أن المشروع يجب أن يكون لديه مبرر للقيام بهذا النشاط المؤسساتي (المشروع) أي مبرر للأعمال ويجب أن يكون قابلاً للاستمرار. وهذا يعني أن الجهة الراعية والممولة لهذا المشروع يجبُ أن تفهمَ الفوائدَ التي سوف تتحققُ من الاستثمار الذي وضعتهُ، مقارنةً مع تكاليفِ هذا المشروع والمخاطر التي يُمكن أن يواجِهَها. يجبُ أن يتم التحققُ من مبررات الأعمال على أساسٍ منتظمٍ في جميع مراحل المشروع. وإذا توقف هذا المبرر، يجب إغلاقُ المشروع مباشرة قبل موعد الإغلاقِ المخططِ له.

وينص المبدأ الثاني أنه يتوجب علينا أن نتعلم دائماً من التجربة. تشجع PRINCE2 فريق إدارة المشروع أن يبحث بالمشاريع السابقة عما كان جيداً أو سيئاً، وأن يسأل "ما الذي يمكننا أن نفعله في مشروعنا من أجل تجنب تكرار أخطاء الماضي؟"

أما المبدأ الثالث فهو أن الأشخاص المشاركين في المشروع يجب أن يكون لديهم أدوار ومسؤوليات محددة. إن مشاركة الأطراف المعنية بالمشروع في عملية اتخاذ القرار أمر بالغ الأهمية إذا أردنا للمشروع أن يحقق النجاح. تُعَّرِف PRINCE2 ثلاث مجموعات رئيسية من الأطراف المعنية بالمشروع التي ستشكل لجنة او مجلس إدارة المشروع، وهو أعلى مستوى للإدارة داخل المشروع.

• أولاً الأطراف الممثلة للأعمال، وهي تمثل المنظمة التي تمول المشروع وتتوقع شيئاً في مقابل الاستثمار (العائد على الاستثمار)
• وثانياً الأطراف الممثلة للمستخدمين، وهم الأشخاص الذين سوف يستخدمون منتجات المشروع لتحقيق الفوائد التي تم توقعها للمنظمة.
• ثالثاً الموردون هم الأشخاص الذين سوف سيستخدمون مهاراتهم الاختصاصية لتصميم وبناء وتقديم المنتجات المتخصصة للمشروع.

وجود الأشخاص المناسبين في فريق إدارة المشروع، ووضوح مسؤوليات كل عضو من أعضاء الفريق أمر أساسي وجوهري لنجاح المشروع. تقوم لجنة إدارة المشروع باتخاذ القرارات الكبيرة حول المشروع وتفوض السلطة للإدارة اليومية لمدير المشروع. وبدوره يقوم مدير المشروع بتفويض السلطة لبعض المهام إلى واحد أو أكثر من مدراء الفرق.

وينص المبدأ الرابع على أن المشروع يجب أن يُدار على مراحل. حيث يتم تقسيم المشروع إلى مراحل إدارية توفر نقاط للمراقبة تُمكن لجنة إدارة المشروع من استعراض تقدم العمل وتقرير ما إذا كانت مبررات الأعمال لا تزال موجودة وصالحة. تقوم لجنة إدارة المشروع بتفويض الإدارة لكل مرحلة إلى مدير المشروع الذي يقوم بالإدارة اليومية باستخدام خطة مفصلة لكل مرحلة. وترصدُ لجنة إدارة المشروع التقدم المحرز من خلال مراجعة خطة المشروع والتي يتم تحديثها في نهاية كل مرحلة.

المبدأ الخامس هو أن المشروع يجب أن يُدار بالاستثناء. فعندما تقرر لجنة إدارة المشروع الاستمرار للمرحلة المقبلة، فإنها تفوض السلطة إلى مدير المشروع من خلال وضع هوامش التجاوز المسموح (Tolerances) لكل من التكلفة والوقت والنطاق والمخاطر والجودة والفوائد.

على سبيل المثال، لنفترض أنه حسب التقديرات سنكون بحاجة الى 100,000$ لإكمال مرحلة معينة. وقامت لجنة إدارة المشروع بوضع هامش التجاوز المسموح للتكلفة كالتالي: +10,000$ و -5,000$ عن التكلفة المتوقعة. وهذا يعني أن مدير المشروع يمكنه أن يُكمل المرحلة بتكلفة بين 95,000$ و 110,000$ وبدون الحاجة إلى الرجوع إلى لجنة إدارة المشروع.

من ناحية أخرى، عندما يتوقع مدير المشروع أن هذه المرحلة لا يمكن أن تكتمل ضمن هذه الحدود، فعندها سيحدث "الاستثناء" ويجب تصعيد هذا الأمر للمستوى الأعلى من الإدارة أي للجنة إدارة المشروع لاتخاذ قرار بشأنه. إذاً الإدارة بالاستثناء تسمح بالاستخدام الأمثل والفعال لوقت الإدارة العليا.

المبدأ السادس هو أن المشروع يجب أن يركز دائماً على المنتجات التي يجب أن يسلمها، بما في ذلك الجودة المتوقعة من مُنتَج المشروع. ويطلق على مجموع المنتجات التي سيتم تسليمها اسم نطاق المشروع (Scope). يجب أن يتم الاتفاق على النطاق بين الأطراف المعنية الرئيسة وذلك بأسرع وقت في مرحلة مبكرة من عمر المشروع. يشكل هذا الاتفاق أساس التخطيط وتقارير الحالة خلال جميع مراحل المشروع. أي تغييرات لاحقة قد تطال إما النطاق أو المنتجات يجب أن تدرس بعناية من حيث التأثير على أهداف المشروع قبل تنفيذ أية تغييرات.

وأخيراً ينص المبدأ السابع على أن PRINCE2 يجب أن تتكيف لتتناسب مع بيئة أي مشروع، بما يضمن وجود القدر الصحيح من التخطيط والضبط والحوكمة واستخدام العمليات والمحاور. فلا يوجد مشروعين متطابقين. وكلما ازداد احتمال المخاطر ودرجة التعقيد، وكبر حجم المشروع أو أهميته، كلما زادت الحاجة لرفع درجة المتابعة والتحكم وتوفير البيانات والتقارير التي تغطي الاحداث.

في الفيديو التالي من هذه السلسلة، سنتكلم عن المحاور PRINCE2.

نأمل أن تكون هذه المعلومات قد أفادتكم، لاتترددوا بمشاركها من خلال مواقعكم أو مواقع التواصل الاجتماعي. وشكراً لكم.