برنس2 (PRINCE2) هي منهجية لإدارة المشاريع تستند إلى سبعة مبادئ رئيسة يمكن اعتبارها حجر الأساس لكامل المنهجية.
دعونا نقدم فيما يلي شرحا موجزاً لكل من تلك المبادئ:
المبدأ الأول يحدد ضرورة التأكد من وجود مبرر حقيقي للمشروع ومبررات لاستمرارية الاعمال.
ذلك أن قبل اتخاذ قرار الاستثمار في مشروع معين لابد من ضمان معرفة جدوى هذا الاستثمار وفيما إذا كان استثماراً معقولاً. وهذا يتضمن دراسة العوائد المتوقعة من المشروع وتكاليفه فضلاً عن مدة الإنجاز والمخاطر المرافقة، وبطبيعة الحال، يجب الاستثمار فقط في المشاريع التي تثبت جدواها ضمن تلك المعايير. النقطة الأساسية هنا، أن قرار الاستثمار في المشروع يجب ألا يقتصر على البدء به فقط، بل يتعين علينا أن نقوم بدراسة دورية للتأكد من جدوى المشروع بشكل دائم، ذلك أن بعض المعطيات والظروف قد تتغير وقد يصبح من غير المجدي الاستمرار بالمشروع. وفي هذه الحالة سيكون من الأفضل وقف المشروع بدلاً من الاستمرار في إضاعة المزيد من المال والوقت في الاستمرار بتنفيذه.
المبدأ الثاني هو مبدأ التعلم من التجارب السابقة.
وذلك يعني أنه عندما يبدأ المشروع ستستطيع الاستفادة من الدروس المستخلصة من المشاريع السابقة. سيمكنك هذا من تجنب تكرار الأخطاء التي حصلت في مشاريع سابقة، ومن الاستفادة من الدروس الجيدة التي حصلت في المشاريع سابقاً والبناء عليها. وهذا يتطلب إعداد تقرير عن الدروس التي مررت بها خلال المشروع حيث تصف وتوثق تلك الدروس بحيث يمكن لنا الرجوع والاستفادة منها في مشاريع مقبلة.
المبدأ الثالث هو مبدأ تحديد وتوزيع الأدوار والمسؤوليات ضمن المشروع
إن جميع المشاركين بفريق إدارة المشروع بحاجة لأن يتم تحديد واضح وموثق لأدوارهم بهدف تحديد المسؤوليات والمسائلة لكل دور، وإلا فسوف نجد أنفسنا في وضع بحيث يتهرب الأفراد من مسؤولياتهم، ونتيجة لذلك سيتعرض مشروعك لاحتمالية عدم نجاحه.
المبدأ الرابع يطلق عليه مبدأ " الإدارة بالمراحل"
يوضح هذا المبدأ ضرورة إدارة المشروع عبر تجزئته إلى أجزاء أصغر تسمى مراحل. في نهاية كل مرحلة علينا مراجعة التقدم المحرز، واتخاذ قرار فيما إذا كنا سنستمر ونكمل للمرحلة المقبلة. إن نهاية كل مرحلة تشكل نقطة اتخاذ قرار "استمر/توقف" حيث يمكنك تقييم ما إذا كان المشروع لا يزال مجدياً. فإذا كان كذلك فلك أن تستمر وتكمل للمرحلة المقبلة. أما إن لم يكن فيجب عليك إغلاق المشروع. إذا فهنا في نهاية كل مرحلة من المشروع يمكنك تطبيق المبدأ الأول " مبدأ مبررات استمرارية الأعمال" لمساعدتك في تحديد ما إذا كان يجب الاستمرار في المشروع أم لا. وإذا كان هذا أسلوب اتخاذ القرار بالاستثمار بالمشروع فإنك ستجد انه أسلوب أقل خطورة من اتخاذ قرار وحيد فقط عند بداية المشروع.
أما المبدأ الخامس من مبادئ PRINCE2 فيسمى مبدأ " الإدارة بالاستثناء"
وهكذا إذا كنت تعمل في قسم المبيعات فسيكون عملك هو زيادة المبيعات في المؤسسة. وإذا كنت تعمل في قسم تكنولوجيا المعلومات فستكون وظيفتك الحفاظ على نظم تكنولوجيا المعلومات في المؤسسة. وهذا ما نعنيه بالعمل كالمعتاد.
إن أهداف المشاريع تُخَطَط عادة، مثل تاريخ الانتهاء المتوقع، ولكن غالباً لا يتم تحقيقها لأنها غير واقعية. توفر "هوامش التجاوز المسموح" لمشروعك وسيلة أكثر واقعية لتحديد الأهداف. الهوامش هي وسيلة لتوسيع اهداف المشروع لأشياء مثل الوقت والتكلفة. وفقط عند التوقع بأن المرحلة ستتجاوز هوامش التجاوز المسموح يقوم مدير المشروع بالتصعيد إلى الإدارة العليا لاتخاذ قرار مناسب. وهذا ما يعرف بـ"الاستثناء"، ومن هنا جاءت عبارة "الإدارة بالاستثناء".
فإذا هذه هي الطريقة التي تستطيع الإدارة العليا توفير الوقت فيها، لأنهم لن يكونوا بحاجة إلى عقد اجتماعات دورية مع مدير المشروع
المبدأ السادس يحدد ضرورة التركيز على منتجات المشروع
المنتجات التي سيسلمها المشروع هي التي سيستخدمها "العمل كالمعتاد" وستسمح فيما بعد بتحقيق الفوائد للمنظمة يحتاج المشروع إلى التركيز على تقديم المنتجات التي تلبي احتياجات المستخدمين فقط، لأن هذه الأخيرة هي التي سوف تتحقق الفوائد المتوقعة. فقبل أن يبدأ أي عمل يجب على المستخدمين تحديد المنتجات المطلوبة ومواصفاتها هذا المبدأ يوضح أن منهجية PRINCE2 هي منهجية موجهة بالمخرجات وليس بالأنشطة.
المبدأ السابع والأخير من مبادئ PRINCE2 يدعو إلى ضرورة تكييف المنهجية مع البيئة الخاصة بالمشروع.
من الضروري جداَ تطبيق هذه المنجية بشكل منطقي ومناسب لمتطلبات وأهداف المشروع وكذلك منظومة العمل الخاصة بالمنظمة. أي أن تطبيق برنس2 لإدارة مشروع ضخم ومعقد يختلف بشكل كبير عن تطبيقها لإدارة حفلة ميلاد أحد أبنائك.
لذلك قم بتكييف برنس2 بشكل مدروس لتتناسب مع بيئة مشروعك.
نأمل إن وجدت هذه المقالة مفيدة فلا تتردد في ارسالها لأصدقائك وللمهتمين. وإذا كنت تريد معرفة أي مستوى من دورات PRINCE2 يناسبك أو يناسب مؤسستك أكثر، لا تتردد بالاتصال والتحدث مع أحد مستشاري التدريب لدينا على الرقم 00442071485985 أو التواصل معنا على البريد الالكتروني
