مرحبا بكم في هذا الجزء الرابع من سلسة "ما هو PRINCE2؟". هدف هذه السلسلة المبسطة تقديم فكرة واضحة عن إدارة المشاريع PRINCE2. وهي تتألف من أربعة أجزاء.
الجزء الرابع - عمليات PRINCE2:
في هذا الفيديو الرابع سأشرح العمليات السبع في PRINCE2 وتتضمن العملية عدة أنشطة يجب بتنفيذها خلال مراحل مختلفة من المشروع. وتصف العمليات ما يجب القيام به ومن هو المسؤول عن تنفيذ هذه الأنشطة، وتنفذ المحاور التي ناقشناها في الجزء السابق ضمن هذه العمليات
النص:
مرحبا بكم في الفيديو الربع والأخير من سلسة "ما هو PRINCE2 ؟". تم تصميم هذه السلسلة لإعطائكم فكرة واضحة عن إدارة المشاريع PRINCE2
تم في الأجزاء السابقة شرح مبادئ ومحاور PRINCE2. والآن دعونا نستعرض العمليات السبعة لـ PRINCE2 . حيث تتضمن كل عملية عدداً من الأنشطة التي يجب تنفيذها وإكمالها خلال المشروع. عملية التحضير للمشروع هي أول عملية تجرى في PRINCE2. والغرض منها هو الإجابة على السؤال "هل هذا المشروع قابل للتطبيق ويستحق أن يُنفذ؟"
يبدأ كل مشروع بفكرة، ولكنها قد لا تكون فكرة جيدة. خلال هذه العملية، يتم توفير المعلومات الكافية للجنة إدارة المشروع لتقوم بدورها من انتقاء الأفكار الجيدة واستبعاد السيئة منها. المشاريع جيدة الإعداد ستؤدي لنتائج جيدة وبالتالي الى تحقيق العائد على الاستثمار المرجو للمنظمة. تحدث هذه العملية قبل أن يتم البدء في المشروع، وبالتالي يمكن الإشارة إليها بعملية ما قبل المشروع.
يتم تنفيذ عملية توجيه المشروع بواسطة لجنة إدارة المشروع، التي يعد أعضاؤها صانعو القرار الرئيسيين في المشروع. وتحدث هذه العملية خلال جميع مراحل المشروع وتتطلب من لجنة إدارة المشروع أن تقرر ما إذا كانت مبررات العمل على المشروع لاتزال صالحة. فإن كانت كذلك فستقوم اللجنة بتخصيص الموارد اللازمة للمرحلة المقبلة.
وخلال هذه العملية ستراقب اللجنة التقدم المنجز بالعمل عبر تقارير ترفع من مدير المشروع وتقوم اللجنة باتخاذ القرارات اللازمة بشأن التغييرات والاستثناءات والمخاطر.
عملية بدء المشروع يتم تنفيذها من قبل مدير المشروع. وخلال هذه العملية يتم وضع أسس صلبة للمشروع، تمكّن المؤسسة من فهم العمل الذي ينبغي القيام به لتسليم مُنْتَجات المشروع قبل الالتزام بتخصيص اعتمادات مالية للمشروع.
وفيها يتم كتابة خطة المشروع وحالة العمل التفصيلية، وكذلك وضع استراتيجية لإدارة المخاطر والتغييرات والجودة والاتصالات. في نهاية هذه العملية، سيكون لدى لجنة إدارة المشروع كل المعلومات المطلوبة لاتخاذ قرار بشأن المضي قدماً في المشروع.
تصف عملية التحكم بمرحلة الأنشطة التي يجب على مدير المشروع تنفيذها من أجل توزيع العمل على الفرق ومراقبة تقدم العمل، وإدارة المواضيع والمخاطر ورفع تقارير حول تقدم العمل للجنة إدارة المشروع والتأكد من أن هذه المرحلة لا تزال ضمن هوامش التجاوز المسموح. يتم تنفيذ هذه العملية في كل مرحلة بعد مرحلة البدء.
أما عملية إدارة تسليم المُنْتَج فيتم تنفيذها من قبل مدير الفريق. وخلال هذه العملية يتم تنفيذ العمل الذي تم تخصيصه من قبل مدير المشروع. وفيها يتم تصميم وبناء والتحقق من جميع المنتجات المتخصصة للتأكد من أنها تتوافق مع المتطلبات.
أما عملية إدارة حدود مرحلة فهي عملية مهمة ويقوم مدير المشروع بتنفيذها في نهاية كل مرحلة، باستثناء المرحلة النهائية. وخلالها يقوم مدير المشروع بإعداد المعلومات المطلوبة من قبل لجنة إدارة المشروع لمساعدتهم على اتخاذ قرار فيما إذا كان المشروع سيستمر أم لا. وفيها يقوم مدير المشروع بالاستعداد لوضع خطة المرحلة التفصيلية للمرحلة التالية.
وأخيراً عملية إغلاق المشروع حيث ينفذها مدير المشروع في نهاية المرحلة النهائية للمشروع. وفي هذه العملية يتم الحصول على قبول منتجات المشروع من المستخدمين والفرق التشغيلية. ثم يتم تسليم هذه المنتجات الى المستخدمين. وفيها يرفع مدير المشروع تقريراً للجنة إدارة المشروع عن إنجازات المشروع مع ذكر أي إجراءات للمتابعة يمكن أن يكون هناك حاجة لمعالجتها بعد إغلاق المشروع.
وبعد هذه العملية، تقوم لجنة إدارة المشروع بالسماح بإغلاق المشروع وذلك بتقديم ايعاز لإعلام جميع الجھات المعنية والمواقع المستضيفة للمشروع بإمكانية حل موارد المشروع والاستغناء عن خدمات الدعم مثل المكان والأجهزة وخدمات الدخول. وينبغي له أن يوضح تاريخاً للإغلاق وإيقاف تحميل التكاليف على المشروع. وأخيراً يعفى أعضاء فريق إدارة المشروع من مسؤولياتهم لهذا المشروع.
تم تصميم منهجية PRINCE2 لضمان أن يتم توفير المعلومات الصحيحة في الوقت المناسب، حتى يتسنى أعضاء فريق العمل المعينين أن يتخذوا وبشكل فعال القرارات المناسبة. من خلال تنفيذ إطار العمل هذا على المشروع، يمكنك زيادة فرصة إنجازه بنجاح وتسليمه في الوقت المحدد وضمن حدود الميزانية، ومستوى الجودة المتوقعة.
آمل أن تكونوا قد استفدتم هذه السلسلة.
لاتترددوا بمشاركها من خلال مواقعكم أو مواقع التواصل الاجتماعي. وشكراً لكم.
