المحاور السبعة في PRINCE2

مرحبا بكم في هذا الجزء الثالث من سلسة "ما هو PRINCE2؟". هدف هذه السلسلة المبسطة تقديم فكرة واضحة عن إدارة المشاريع PRINCE2. وهي تتألف من أربعة أجزاء.

الجزء الثالث - محاور PRINCE2:

في هذا الفيديو الثالث سأشرح المحاور السبعة في PRINCE2. المحور هو أحد أوجه إدارة المشاريع التي ينبغي التطرق إليها باستمرار في جميع مراحل المشروع. هذه المحاور يجب أن يتم إدخالها (Embedding) خلال جميع أنشطة الإدارة التي يتم تنفيذها على المشروع.

 

النص:

مرحبا بكم في الفيديو الثالث من سلسة "ما هو PRINCE2؟". تم تصميم هذه السلسلة لإعطائكم فكرة واضحة عن إدارة المشاريع PRINCE2. تم في الجزء الثاني شرح المبادئ السبعة لـ PRINCE2 كالتزامات مُوجِھة للممارسات الجيدة لإدارة المشاريع والتي تمثل أسس المشروع الذي يدار وفقاً لـ PRINCE2. وفي هذا الفيديو سوف نستعرض المحاور السبعة لـ PRINCE2.

تبدأ جميع المشاريع بفكرة معينة ذات احتمالية أن يكون لها أثر إيجابي على المنظمة. ويتناول محور حالة العمل كيف يمكن تطوير الفكرة الى مقترح لفرصة استثمارية وكيف سيتم التركيز على الأهداف خلال جميع مراحل المشروع. هذا يعني فهم الفوائد التي سوف تتحقق من المشروع مع مرور الوقت مقابل التكاليف التشغيلية للمشروع والمخاطر خلال نفس الفترة الزمنية.

ويركز محور المنظمة على من سيكون مسؤولاً عن اتخاذِ القرارات، وتخصيص الموارد اللازمة للمشروع والمتابعة وتقديم التقارير في جميع مراحل المشروع. ويُعَّرِف هذا المحور عدداً من الأدوار لفريق إدارة المشروع ويصفُ مسؤوليات أدوار فريق المشروع. تقوم لجنة إدارة المشروع باتخاذ القرارات الرئيسية في المشروع وتُفوض الإدارةَ اليومية لكل مرحلة إلى مدير المشروع. ويكون مدراء الفرق مسؤولون عن تقديم المنتجات التي تم الاتفاق عليها مع مدير المشروع. ويقوم فريق دعمِ المشروع بمساعدة مدير المشروع ومدراء الفرق في عملهم. أما دور ضمان المشروع فهو يؤكد للجنة إدارة المشروع أن المشروع يجري بشكل صحيح. وتقوم سلطة التغيير بدراسة طلبات التغيير وبأخذ القرارات حول ما إذا كانت هذه الطلبات ستُنفذ في المشروع أم لا.

ويركز محور الجودة على المنتجات التي يجب تسليمها من خلال المشروع ومستوى الجودة المتوقعة لكل منتج منها. كما يركز على الأساليب التي سوف تُستخدم لقياس ما إذا كان كل منتج يتوافق مع المتطلبات، أو بلغة PRINCE2 ملائم للغرض (Fit for purpose)

أما مِحوَرُ الخِطط فيركز على الخطوات اللازمة لوضع وإنتاج الخطط. وتتناول الخطط كيف سيتم تسليم المنتجات، وكم ستكلف وكم من الوقت سيلزم لتسليمِها. تشكل الخطط المتفق عليها أساس المتابعة والتحكم خلال جميع مراحل المشروع. يصف هذا المحور مستويات مختلفة من الخطط، حيث أن كل مستوى يتطلب قدراً مختلفاً من التفاصيل ليطابق احتياجات المستويات الثلاثة لفريق إدارة المشروع من المعلومات، فلجنة إدارة المشروع تستخدم خطة المشروع التي تغطي المشروع بأكمله، ومدير المشروع يستخدم خطة المرحلة التي تغطي مرحلة من مراحل المشروع، ومدراء الفرق فيستخدمون خطة الفريق والتي تغطي ما يجب على فرق العمل انجازه.

ويناقش محور المخاطر كيف يمكن لفريق إدارة المشروع تحديد وتقدير المخاطر، ومن ثم تخطيط وتنفيذ الاستجابات لهذه المخاطر وتقديم التقارير عنها خلال المشروع. والمخاطرة في PRINCE2 تتعلق بعدم اليقين (Uncertainty). فهي حدث أو مجموعة من الأحداث غير المؤكدة والتي فيما لو تبلورت سيكون لها تأثير على تحقيق أهداف المشروع.

يقوم محور التغيير بالتركيز على كيفية قيام فريق إدارة المشروع بتقييم واتخاذ القرارات بشأن كل من المسائل أو المشاكل أو طلبات التغيير لأي من منتجات المشروع. يجب أن يتم تقييم التغييرات من حيث تأثيرها وذلك قبل اتخاذ قرار تنفيذها.

وأخيراً يركز محور تقدم العمل على أنشطة إعداد التقارير اللازمة لكل مستوى من فريق إدارة المشروع وذلك لإبقاء المستوى الأعلى من الإدارة على علم بالتقدم المحرز في العمل، مما يساعد على ضمان اتخاذ القرارات في الوقت المناسب وبطريقة مدروسة. تقدم تقارير تقدم العمل مقارنة للخطوط المرجعية المتفق عليها. كمثال تعتبر الخطة الموافق عليها خطاً مرجعياً. إن رصد ومتابعة التقدم المحرز سيسمح للجنة إدارة المشروع أن تقرر ما إذا كان المشروع سيستمر أو يجب إغلاقه بشكل سابق لأوانه.

في الفيديو التالي من هذه السلسلة، سنتكلم عن عمليات PRINCE2

 

نأمل أن تكون هذه المعلومات قد أفادتكم، لاتترددوا بمشاركها من خلال مواقعكم أو مواقع التواصل الاجتماعي. وشكراً لكم.

المبادئ السبعة لـ PRINCE2
العمليات السبع في PRINCE2