يتكون PRINCE2 من 4 عناصر: المبادئ، المحاور، العمليات والتكييف ليتناسب مع احتياجات المشروع. وفيما يلي وصف موجز لكلٍ من هذه العناصر.
المبادئ شاملة وهي الالتزامات التوجيهية التي تدعم كل شيء آخر في PRINCE2. المواضيع هي جوانب من إدارة المشاريع والتي يجب معالجتها طوال مدة المشروع بأكملها. العمليات تصف من يفعل ماذا ومتى. العنصر الأخير - التكييف - هو حول ضمان تطبيق PRINCE2 بشكل مناسب على المشاريع من انواع وأحجام مختلفة.
العميل والمورد
يفترض PRINCE2 أن كل مشروع عبارة عن تكليف (أي دُفِع من أجله) من قبل منظمة 'العميل'، ويتم تسليم المخرجات (وتسمى المنتجات في PRINCE2) من قبل منظمة أو أكثر 'المورد'. على الرغم من أن المورد قد يكون في الواقع وحدة عمل في المنظمة "العميل" - على سبيل المثال قسم تكنولوجيا المعلومات – إلا أنه يقوم بدور المورد في تسليم المنتجات.
الفوائد
في نهاية المشروع، سيتم استخدام هذه المنتجات من قبل مجال أو أكثر من مجالات أعمال العميل في نشاطهم العملي اليومي- وهو ما نسميه "العمل كالمعتاد". والتوقع هو أنه باستخدام هذه المنتجات، فإن العملاء سيستفيدون بطريقة أو بأخرى.
على سبيل المثال، فإن مشروع استبدال أجهزة كمبيوتر الموظفين القديمة بأخرى جديدة تكلف مبلغاً كبيراً. ولكن إذا استخدام أجهزة الكمبيوتر الجديدة سيجعل الموظفين أكثر كفاءة، وبالتالي فإن هذا سيوفر المال على العميل من جهة الرواتب، وهذه هي الفائدة من المشروع.
مبادئ PRINCE2
يستند PRINCE2 على 7 مبادئ. ويمكنك القول بأن مشروعك هو مشروع PRINCE2 يشترط أن يتم تطبيق كافة المبادئ السبعة على المشروع الخاص بك.
مبررات استمرارية الأعمال
هناك شيء واحد يقود صنع القرار مشروع PRINCE2 وهو ضرورة أن تكون دائماً قادراً على تبرير الاستثمارات اللازمة لتحقيق الفوائد المتوقعة. وبعبارة أخرى، يجب أن يكون هناك دائما مرجعية واضحة للاستثمار (سواء تم قياسها مالياً أم لا)، وإلا يجب إغلاق (إنهاء) المشروع. هذه واحدة من نقاط القوة في PRINCE2 وواحدة من الأشياء التي تميزه عن غيره من منهجيات المشاريع.
التعلم من التجربة
يقول المبدأ أنه يجب على الممارسين (المشاركين في) المشروع يتعلموا من تجارب المشاريع السابقة.
فلنفترض أننا اخترنا مورداً ما لمشروع سابق، وأنه كان يسلمنا، وباستمرار، عملاً منخفض الجودة وفي وقت متأخر. إنه ليس بالمورد الجيد. ومن المنطقي أن يتم اختيار مورد مختلف في المشاريع اللاحقة. وبعبارة أخرى تم تطبيق الدروس التي تم تعلمها من المشاريع السابقة.
بهذه الطريقة فإن PRINCE2 يعد مساعداً في التحسين المستمر في طريقة إدارة المنظمة لمشاريعها.
أدوار ومسؤوليات محددة بوضوح
سيكون من المنطقي، عند إعداد مشروع ما، وتعيين الناس في فريق إدارة المشروع، أن يعين اشخاص ذوي سلطة كافية لتلك الأدوار بشكل يتناسب مع مستوى مسؤوليتهم في المشروع. أيضاً، إذا لم يتم تحديد من المسؤول، وبوضوح، يمكن للمشروع أن يصل، وبسرعة، الى السيناريو الذي يتهرب الناس فيه من المسؤولية.
يخصص PRINCE2 ملحقاً كاملاً لقائمة مفصلة لمسؤوليات كل عضو من أعضاء فريق إدارة المشروع. لا حاجة إلى اتباع تلك القائمة بالكامل، ولكن يمكن أن تكون يتم تكييفها لتناسب احتياجات المشروع.
التركيز على المنتجات
عند التخطيط في PRINCE2 فإن نقطة البداية هي دائما أن نطرح هذا السؤال "ما الذي يجب أن يتم تسليمه (من المشروع)؟" إذا لم يتم الرد على هذا السؤال بوضوح كاف، فإن الخطة ستفشل بلا شك. بعد الإجابة على هذا السؤال يمكن أن يضاف إلى الخطة كلاً من الأنشطة وتتابعها، والوقت، والموارد والتكلفة. وللمساعدة في التخطيط، فإن PRINCE2 يقدم تقنية فعالة للغاية معروفة باسم تقنية التخطيط القائم على المنتج.
الإدارة بالاستثناء
إن PRINCE2 يرى أنه من المستحيل التنبؤ بما سيحدث في مشروع بدرجة مطلقة. لذلك، ولمساعدة مدير المشروع في تجنب التصعيد إلى راعي المشروع (المعروف بالمدير التنفيذي في PRINCE2) وعند حدوث اي انزلاق صغير في الوقت و/ أو المال، فإن PRINCE2 توصي باستخدام "هامش التجاوز المسموح". وهي الانحرافات المسموح بها ضمن الخطة قبل التصعيد إلى المستوى التالي من السلطة. يمكن أن تعين هوامش التجاوز المسموح للوقت والتكلفة والنطاق والجودة والمخاطر والفوائد. على سبيل المثال، فإن المشروع الذي سمح له بتأخير التسليم لأسبوعين لديه هامش تجاوز مسموح للوقت بزيادة اسبوعين.
الإدارة بالمراحل
إنه قرار محفوف بالمخاطر أن يتم تخصيص الأموال المطلوبة للمشروع منذ البداية ودون تحديد نقطة قرار تمكننا من مراجعة ذلك القرار. ولكن مثل هذه المشاريع موجودة، والمشكلة تكمن في استمرار إنفاق الأموال واستهلاك الموارد على الرغم من أن المشروع لن يعطي العائد من الاستثمار. ولذلك يوصي PRINCE2 بتقسيم المشروع إلى عدد من "المراحل الإدارية" تتزامن كل مرحلة مع قرار من قبل المدير التنفيذي بالاستمرار أو التوقف. وبالتالي فإن هذا النهج يقلل من المخاطر عند اتخاذ القرارات الاستثمارية.
التكيف الأمثل مع البيئة الخاصة بالمشروع
إن المبدأ الأخير هو الأكثر أهمية نوعاً ما. وهو يتعلق بتطبيق PRINCE2 بمنطق سليم. فبدلا من الاتباع الأعمى لتوجيهات PRINCE2 كما لو كانت مكتوبة على الحجر فإنه من المنطقي التفكير في احتياجات مشروعك من PRINCE2. هنا فإن التفكير بتطبيق المبادئ الستة المتبقية ستساعد الممارسين.
