مقدمة
اختيار أدوات وتقنيات إدارة المشاريع وحافظات المشاريع
عادةً ما يختار مكتب إدارة المشاريع الأدوات والتقنيات المناسبة لإدارة المشاريع وحوافظ المشاريع. عند القيام بذلك، من الأفضل دائمًا مراعاة مدى نضج المنظمة في إدارة المشاريع وحوافظ المشاريع. قد تكون الأدوات باهظة الثمن. قد تكون الحزم الجاهزة التي تقوم بكل شيء مغرية ولكنها قد تكون أيضًا مضيعة للمال إذا لم يتم استخدامها. قد تكون الأداة الأرخص والأبسط أكثر فعالية من الأداة الأكثر تعقيداً والأكثر تكلفة. بعد قولي هذا، فإن العديد من أدوات إدارة المشاريع وإدارة الأداء مبنية حول أفضل الممارسات، وما لم يكن لدى المؤسسة متطلبات محددة للغاية تتطلب حلاً مخصصًا، فإن معظم أدوات الحزمة ستكون كافية للعديد من المؤسسات.
أنواع مختلفة من أدوات إدارة المشاريع وإدارة المشاريع
يمكن نشر الأدوات في مكتب واحد أو توزيعها في جميع أنحاء المؤسسة. ويمكن استخدام الأدوات بشكل فردي أو تعاوني أو بطريقة متكاملة. ويوفر مكتب إدارة المشاريع التدريب على الأدوات ويمكنه أيضاً تقديم استشارات متخصصة للمشاريع والبرامج والمحافظ بشأن المشاكل التي تنشأ عن استخدام أدوات إدارة المشاريع وإدارة المشاريع.
الأدوات الفردية
عادةً ما يستخدم مدير المشروع أداة مثل برنامج تخطيط أو جدول بيانات في مبادرة تغيير واحدة (برنامج أو مشروع). قد تكون هناك عدة حالات للأداة قيد الاستخدام من قبل أفراد مختلفين. لكن كل شخص يستخدمها في مبادرة تغيير واحدة.
الأدوات التعاونية
هذا هو المكان الذي يصل فيه عدة أشخاص إلى مجموعة واحدة من البيانات من خلال أداة ما. قد يكون هناك عدة مثيلات للأداة في جميع أنحاء المؤسسة. وسيكون لكل مبادرة تغيير عدة مستخدمين يتعاونون من خلال الأداة.
الأدوات المتكاملة
حيث يمكن للعديد من الأشخاص الوصول إلى مجموعات بيانات متعددة تغطي مبادرات تغيير متعددة. عادةً ما يكون هناك مثيل واحد للأداة وقدرة الأداة على ربط البيانات من مبادرات تغيير متعددة. ويُعد برنامج إدارة حافظة المشاريع المؤسسية مثالاً على الأداة المتكاملة.
فوائد أدوات إدارة المشاريع وحافظات المشاريع
إذا تم تضمين أداة إدارة محفظة المشاريع داخل المؤسسة، فهناك العديد من الفوائد:
- زيادة كفاءة عمليات إدارة عمليات إدارة المشاريع وحافظات المشاريع;
- تحسين الامتثال للعمليات التجارية;
- المزيد من البيانات في الوقت المناسب لدعم عملية صنع القرار;
- تحسين جودة معلومات اتخاذ القرار;
- تحسين عملية اتخاذ القرار;
- تحسين الإدارة عبر المناطق الجغرافية;
- تحسين كفاءة الموظفين;
- ترشيد الأنظمة القديمة;
لذلك، إذا كانت مؤسستك تفكر في تنفيذ مجموعة أدوات إدارة المشاريع وإدارة المشاريع لدعم خطط إدارة محفظة المشاريع أو مكتب إدارة المشاريع (PMO)، فيمكن اعتبار قائمة الفوائد هذه كجزء من دراسة الجدوى لتمويل الأداة.
أدوات إدارة المشاريع وحافظات المشاريع
غالبًا ما يتم اختيار أدوات دعم إدارة المحافظ والبرامج والمشاريع من قبل الأشخاص المسؤولين عن إدارة مكتب إدارة المشاريع (PMO)، أو مكتب إدارة المشاريع المؤسسية إذا كان موجودًا على أعلى مستوى داخل المؤسسة. قد تكون الأدوات المصرح باستخدامها من قبل مكتب إدارة المشاريع شائعة مثل برامج الإنتاجية المكتبية مثل جداول البيانات أو مجموعات الشرائح. كما يمكن أن تكون أدوات متطورة للغاية وواسعة النطاق. هذه بعض من مجموعات الأدوات التعاونية والمتكاملة المتاحة.
برنامج رسم الخرائط الاستراتيجية
تُمكّن هذه الأدوات المستخدمين من ربط البرامج والمشاريع بالمخرجات والنتائج والفوائد والاستراتيجية الناتجة عنها.
أدوات إدارة المشاريع وحوافظ المشاريع (EPM)
وهي مصممة خصيصًا لاستخدامها في بيئات إدارة المشاريع وإدارة المشاريع في المؤسسة. ويمكنها تسجيل الخطط والموارد والمخاطر والمشكلات ووثائق المشروع، بما في ذلك التحكم في الإصدار.
أدوات البنية المؤسسية
تقوم هذه الأدوات بنمذجة هيكلية أعمال المؤسسة وعملياتها ويمكنها رسم خريطة للمشاريع من الوضع الحالي إلى الوضع المستقبلي المطلوب (التغيير).
أدوات إدارة المعرفة
تتيح هذه الأدوات مشاركة المعلومات والتعلم منها. ومن الأمثلة على ذلك مواقع الويكي والأسئلة الشائعة والشبكات الداخلية.
أدوات إدارة الأداء
تعمل هذه الأدوات على مواءمة الأداء المتوقع للمشروع أو البرنامج مع الأهداف الاستراتيجية وتتبع الأداء الفعلي.
أدوات إدارة المخاطر
يتيح ذلك اتباع نهج مشترك ومتكامل ومنهجي لتحديد المخاطر والمشكلات وإدارتها.
أدوات إدارة المتطلبات
يتيح ذلك تحديد نطاق المشروع من خلال التقاط متطلبات المشروع التفصيلية وتحليلها وتتبعها وتحديد أولوياتها.
تقنيات إدارة الأداء والإنتاجية
يمكن أن تكون التقنيات المطبقة في بيئة إدارة المشاريع وحوافظ المشاريع معقدة للغاية. وعند اختيار الأدوات والتقنيات المناسبة لاستخدامها، يجب مراعاة مدى نضج المؤسسة.
تحديد أولويات المحفظة وتحسينها
تتيح هذه التقنية تصنيف البرامج والمشاريع وترتيبها وفقًا لمعيار واحد أو أكثر. وأكثر المعايير شيوعًا هي المعايير المالية والمواءمة الاستراتيجية والمخاطر والتعقيد. تُمكّن هذه التقنية المؤسسة من اتخاذ قرارات فعالة لتوجيه الموارد إلى مبادرات التغيير الأكثر توافقًا من الناحية الاستراتيجية.
لوحات معلومات الإدارة
تسلط هذه التقنية الضوء على التقارير المستندة إلى الاستثناءات وتسليط الضوء على التقارير التي تمكّن الإدارة العليا من تحديد ما إذا كانت مبادرة التغيير تسير على المسار الصحيح من حيث التقدم المحرز. يمكن تقديم لوحة المتابعة كجزء من تقرير حالة المحفظة أو البرنامج، أو يمكن تقديمها إلكترونيًا مع إمكانية التنقيب في البيانات باستخدام أداة برمجية لإدارة المشاريع وإدارة الأداء. صُممت هذه التقنية لتزويد صانعي القرار بسرعة بالمعلومات الواضحة اللازمة لاتخاذ القرارات الفعالة في الوقت المناسب دون الانشغال بالتفاصيل. إذا كنت تعمل في مكتب إدارة المشاريع وتحتاج إلى الحصول على فهم أفضل لأنواع الأدوات التي يمكن أن تكون مفيدة في بيئات المشاريع والبرامج والمحافظ، ففكر في حضور دورة P3O®. P3O هو أفضل إطار عمل لمكتب إدارة المشاريع للمتخصصين في مكتب إدارة المشاريع. P3O® هي علامة تجارية مسجلة لشركة أكسيلوس المحدودة، وتستخدم بإذن من أكسيلوس المحدودة. جميع الحقوق محفوظة.
